Integritetspolicy för rekrytering genom Teamtailor
Tjänsten för hantering av rekryteringar och förenkling av anställningsprocessen ("Tjänsten") drivs av Teamtailor (Personuppgiftsbiträde) på uppdrag av Svedea AB ("Personuppgiftsansvarig" "vi" "oss" etc.). Det är viktigt att de personer som använder Tjänsten ("Användarna") är säkra på, och är informerade, om hur vi hanterar Användarens personuppgifter i rekryteringsprocessen. Vi strävar efter att upprätthålla högsta möjliga standard när det gäller skydd av personuppgifter. Denna integritetspolicy ("Integritetspolicy") beskriver hur vi samlar in och behandlar, hanterar, använder och skyddar dina personuppgifter när du använder Tjänsten. Den beskriver också dina rättigheter och hur du utövar dem.
1. Vem har ansvaret för dina personuppgifter?
Vi är Personuppgiftsansvariga i enlighet med EU:s dataskyddsförordning (“GDPR”).
2. Insamling av personuppgifte
Uppgifter vi samlar in från dig
Vi samlar in och behandlar några eller alla av följande uppgifter från dig:
Namn, e-post, postadress, telefonnummer, profil för sociala medier, CV, personligt brev, bilder m.m. som rör din anställningshistorik, kompetens och erfarenhet som du skickat in till oss via Tjänsten. Vi behandlar också information som du lämnat till oss i samband med att en intervju hålls.
Endast personuppgifter som är relevanta för rekryteringsprocessen samlas in och bearbetas. Tänk på att endast lämna nödvändig information till oss när du ansöker om ett jobb.
Uppgifter som vi samlar in från andra källor
Om du ansöker om att få ett jobb eller får kontakt med oss via din sociala medieprofil, till exempel Facebook eller LinkedIn, samlar vi in dina personuppgifter från relevant profil på sociala medier och synkroniserar med Tjänsten.
Vi kan också få dina personuppgifter från en part som rekommenderar dig som kandidat för en specifik ledig tjänst eller för vår verksamhet i allmänhet
3. Hur vi använder dina personuppgifter
Ändamålet med behandlingen
Ändamålet med behandlingen av personuppgifter är att hantera rekrytering, dvs administrera ansökningarna, tillsätta tjänsten samt följa upp rekryteringsprocessen.
Rättslig grund för behandling
Ingående av avtal
När du använder tjänsten är vår rättsliga grund för att samla in och behandla, hantera, använda dina uppgifter artikel 6.1 b i GDPR – steg som är nödvändiga för att ingå ett avtal.
Berättigat intresse
I de fall vi fått dina personuppgifter från en tredje part som rekommenderar dig som kandidat för en specifik ledig tjänst eller för vår verksamhet i allmänhet är vår rättsliga grund för att samla in, lagra och behandla dina uppgifter artikel 6.1 f i GDPR – berättigat intresse. Vår bedömning är att vårt berättigade intresse (att hitta lämpliga kandidater) inte åsidosätter kandidaternas intressen.
Samtycke
Samtycke enligt artikel 6.1 a i GDPR krävs för att vi ska få spara dina personuppgifter för att eventuellt använda vid framtida rekrytering. Detta får du godkänna när du skickar in din ansökan genom att svara ja på ”Ja, Svedea får kontakta mig för framtida jobberbjudanden”. Du kan när som helst ta tillbaka ditt samtycke för detta ändamål.
Hur länge personuppgifterna behandlas
Vi behandlar personuppgifter så länge vi anser att det är nödvändigt med hänsyn till ändamålet, det vill säga tills att rekryteringsprocessen är klar och så länge vi har en laglig grund att behandla personuppgifterna. Avseende kandidater som blivit rekommenderade för en specifik lediga tjänst eller för vår verksamhet i allmänhet, och som inte per mejl godkänner eller avslår att vi sparar uppgifterna kommer efter 14 att raderas ur systemet.
Vi sparar ansökningshandlingar (CV, personligt brev, kontaktuppgifter) som inte avser den som har fått jobbet i två år efter att anställningsbeslutet tagits. Perioden motsvarar den tid en sökande kan inleda ett förfarande gentemot oss i enlighet med diskrimineringslagen. Efter två år skickas en förfrågan om vi får fortsätta att spara uppgifterna. Om ett svar inte har inkommit inom 7 dagar kommer dina personuppgifter att raderas efter ytterligare 7 dagar.
Användarens rättigheter
När dina personuppgifter behandlas har du ett antal rättigheter. Dessa är:
- Rätt till tillgång (registerutdrag), dvs få veta vilka personuppgifter vi har om dig.
- Rätt till rättelse, dvs att få felaktiga uppgifter rättade.
- Rätt till begränsning, dvs rätt kräva att personuppgiftsbehandlingen begränsas.
- Rätt till radering, dvs rätt att få dina uppgifter borttagna under vissa förutsättningar.
- Rätt till dataportabilitet, rätt att få dina personuppgifter överförda till annan personuppgiftsansvarig.
- Rätt att invända mot vår behandling som grundar sig på ett berättigat intresse.
Om du vill ta tillvara någon av dina rättigheter, kontakta dataskyddsombud@svedea.se. Du kan också läsa mer om dina rättigheter på Svedea.se.
Du har även rätt att lämna in klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten. Information om hur du går tillväga får du på imy.se eller genom att ringa 08-657 61 00.
4. Säkerhet
Vi vidtar säkerhetsåtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter ska vara skyddade, inklusive åtgärder för att förhindra att de oavsiktligt går förlorade, eller används eller nås på ett obehörigt sätt. Vi begränsar åtkomsten till dina personuppgifter till de som har ett genuint affärsbehov av att få tillgång till uppgifterna. All personuppgiftsbehandling sker i enlighet med gällande lagstiftning.
Överföring till tredje land
Dina personuppgifter lagras primärt inom den Europeiska unionen (EU) och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES). Personuppgifter kan i begränsad omfattning överföras av Teamtailor, så som Personuppgiftsbiträde, utanför EU/EES på grund av användandet av molntjänster med verksamhet till exempel i USA. Molntjänstleverantören är i detta fall underbiträde till Teamtailor. Uppgifterna överförs för att upplevelsen av Tjänsten ska bli så bra som möjligt. De uppgifter som överförs skyddas genom lämpliga skyddsåtgärder, så som standardavtalsklausuler, för att säkra att dina rättigheter och friheter tillvaratas.
5. Överföring av personuppgifter till tredje parter
Vi kan komma att överföra personuppgifter till;
- Rekryteringsföretag som hjälper oss med att utse kandidater;
- samarbetspartners för testverktyg och mätning av kandidatupplevelse;
- myndigheter eller juridiska rådgivare i händelse av misstänkt brottslighet eller otillbörligt beteende; och
- myndigheter, juridiska rådgivare eller andra aktörer, om det krävs av oss enligt lag eller myndighetens beslut.
Vi kommer inte att sälja personuppgifter och vi överför endast Användares personuppgifter till tredje part som vi har förtroende för.
6. Cookies
När Användare använder Tjänsten kommer information om användandet att lagras genom cookies. Cookies är passiva textfiler som lagras av webbläsaren i Användarens enhet, såsom dennes dator, mobil eller surfplatta, vid uppkoppling mot Tjänsten. Vi använder cookies för att underlätta Användarens användning av Tjänsten samt för att inhämta information såsom exempelvis statistik om Användarens användning av Tjänsten. Detta sker i syfte att säkerställa, underhålla och förbättra Tjänsten. Informationen som inhämtas från cookies kan även utgöra personuppgifter och i sådant fall omfattas behandlingen av vår Cookie Policy.
Användare kan när som helst neka användningen av cookies genom att ändra inställningar i sin enhet. Om så sker kan dock Användarens upplevelse av Tjänsten försämras, exempelvis genom att vissa funktioner i Tjänsten inte längre finns tillgängliga.
7. Ändringar
Vi har rätt att när som helst göra ändringar eller tillägg till Integritetspolicyn. Den senaste versionen av Integritetspolicyn kommer alltid att finnas tillgänglig via Tjänsten.
8. Kontakt
För frågor, ytterligare information om vår hantering av personuppgifter eller för att kontakta oss i andra frågor, använd följande kontaktuppgifter; hr@svedea.se.
